Phương pháp làm việc nhóm?

Để làm việc nhóm chung chung - bao giờ điều quan trọng nhất cũng phải
có 1 người nắm vững chuyên môn, đứng ra làm chủ trì buổi thảo luận.
Việc của người đó là lắng nghe thông tin từ những người khác, biết phân
tích và tổng hợp lại để đưa tới 1 ý kiến chung nhất cho mọi người. Nếu
như chuyên môn của mọi người là như nhau, và mọi người thảo luận như
kiểu học nhóm thì mỗi lần thảo luận, có thể bầu ra 1 người làm chủ trì
cuộc họp, thay phiên nhau, tạo điều kiện cho mọi người kinh nghiệm chủ
trì cuộc họp và cũng dễ dàng đưa ra các nhận xét, đánh giá khả năng của
từng người.

Khi mọi người đưa ra ý kiến, người chủ trì phải biết tìm được điểm cần
thiết, hay điểm yếu chung nào đó, mấu chốt của vấn đề nào đó để hướng
mọi người thảo luận vào điều đó, tìm cách giải quyết khúc mắc đó
rồi mới tiếp tục sang phần khác.

Tất nhiên là trước mỗi buổi thảo luận thì nên đưa ra cái dàn ý định
thảo luận về vấn đề gì để mọi người biết, đồng thời cũng nên có time
frame cho việc thảo luận từng vấn đề, tránh tình trạng lan man hoặc khi
vấn đề vẫn chưa giải quyết được thì cũng đừng đi quá sâu vào việc thảo
luận nữa mà nên dừng lại để nghiên cứu thêm.

Về từng chủ đề định thảo luận trong buổi thảo luận đó thì nên phân công
nhau ra, mỗi người chuẩn bị trước 1 chủ đề, và khi bàn tới chủ đề của
mình, họ sẽ trình bày trước, mở ra những ý để thảo luận, để mọi người
đóng góp ý kiến.
" Trích www.hn-ams.org "

Tôi thì mới làm việc nhóm có 1 lần. Nhưng cũng xin chia sẻ 1 chút kinh nghiệm như thế này:
- Muốn làm việc nhóm với nhau, đầu tiên mọi người trong nhóm đều nên
nghe theo ít nhất 1 người trong nhóm, tạm gọi là người quản lý (NQL).
- NQL không nhất thiết phải là người giỏi nhất, nhưng nhất thiết phải là người được tín nhiệm nhất.
- NQL phải tôn trọng tất cả ý kiến đưa ra của các thành viên trong nhóm.
- NQL luôn là người tích cực đưa ra ý tưởng về các chủ đề hay công việc
có ích cho mục đích mà nhóm đang theo đuổi. Những ý tưởng hay chủ đề
này có thể NQL không nhất thiết phải tự nghĩ ra nhưng thu thập từ bất
kỳ một nguồn nào đó.
- NQL đủ khả năng đánh giá, chắt lọc các ý kiến hay, dở của thành viên
trong nhóm. Nếu NQL có chuyên môn tốt thì việc này sẽ dễ dàng hơn. Tuy
nhiên NQL cũng vẫn có thể không có chuyên môn, nhưng phải có cái nhìn
tổng thể của công việc.
- NQL sau khi đã đánh giá được thế mạnh của từng thành viên trong nhóm
thì sắp xếp phân công công việc phù hợp với từng thành viên.
- NQL phải định lượng được thời gian phù hợp với từng công việc khi
giao cho từng cá nhân. NQL tốt sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian,
khi trong cùng 1 thời gian từng thành viên đều có thể thực hiện được
công việc của mình. Và đặc biệt tránh các công việc mà người nọ chờ đợi
người kia. Trong trường hợp bất khả kháng, phải chờ đợi thì có thể bố
trí công việc khác cho người phải chờ đợi, hoặc cho người chờ đợi nghỉ
ngơi để khi vào việc có thể làm việc được tốt nhất.
- NQL có thể giao việc khi mình tin tưởng. Tuy nhiên, nếu có thời gian,
thì nên tổ chức các cuộc họp cho từng phần, giao cho người mình tin
tưởng nhất làm chủ trì cuộc họp. Cuộc họp mục đích là thu thập được
nhiều thông tin để công việc được tốt hơn. Vì vậy sau cuộc họp, NQL
phải phân tích cái hơn thiệt, đứng ra giải thích, phân tích các ý kiến
xung đột. Và quan trong nhất xác nhận việc cần thực hiện tiếp theo.
- Các thành viên trong nhóm sau khi đã thông qua thì cố gắng thực hiện tốt công việc của mình.
- Các thành viên trong nhóm cũng nên quan tâm, giúp đỡ các công việc
của người khác nếu có thể. Và khi có ý kiến để tốt lên, mà người khác
không nghe, hay NQL bỏ qua thì vẫn nên vui vẻ làm công việc của bản
thân mình. Tìm các cơ hội hợp lý, hay trong các hoàn cảnh vui vẻ, đưa
lại ý kiến của mình. Hoặc cũng có thể chui vào HAO tâm sự chằng hạn hy vọng sẽ có người giúp đỡ.

Một số nhà tuyển dụng thường yêu cầu ứng viên ngoài trình độ, kinh
nghiệm, còn phải “có khả năng làm việc theo nhóm”. Nhiều người thường
xem nhẹ hoặc cho rằng đó chỉ là yêu cầu mang tính hình thức. Hãy thay
đổi cách nghĩ đó, bởi vì ngay trong thời gian thử việc, bạn sẽ hiểu:
làm việc theo nhóm không hề đơn giản.

Có thể cho rằng làm việc độc lập hay theo nhóm cũng như nhau - dưới
quyền một sếp, phải “ngó trước ngó sau” và phải nỗ lực thực hiện phần
việc được giao để nhận mức lương xứng đáng...

Nhưng ở những công ty mang tính cạnh tranh cao, làm việc theo nhóm đôi
khi là một áp lực nặng nề. Thay vì chỉ cắm cúi làm xong việc của mình
rồi huýt sáo ra về, bạn phải làm việc theo tiến độ và hướng đi chung,
chịu trách nhiệm phần của mình và cả trách nhiệm chung. “Nhóm” chẳng
khác nào một dàn hợp xướng, ca sĩ phải hát đúng bè và biết phối hợp với
những người khác. Vậy những phẩm chất của một nhân viên làm việc theo
nhóm là gì?

Học hỏi và chia sẻ

Bạn có những sở trường của riêng mình, người khác cũng vậy. Các thành
viên của nhóm thường chia sẻ với nhau những kĩ năng, kinh nghiệm để
thúc đẩy tốc độ công việc. Đừng e ngại hay cố chấp. Hãy tích cực tranh
thủ sự trợ giúp của các đồng nghiệp. Và sẵn sàng đáp ứng khi người khác
cần đến kiến thức của bạn.

Biết cách trình bày ý tưởng

Trong khi thực hiện, bạn sẽ có ý tưởng của riêng mình nên trình bày với
các thành viên của nhóm. Tuy nhiên, đừng nôn nóng mà cần đầu tư suy
nghĩ để ý tưởng hoàn chỉnh hơn và chọn thời điểm trình bày. Bởi bất cứ
điều gì cũng phải hợp thời hợp lúc thì dễ được chấp nhận hơn. Giống như
một món ăn, dù ngon và bổ đến mấy nhưng được dọn lên khi khách đang
buồn hoặc đã no thì sẽ không được chào đón.

Tách bạch chung – riêng

Bạn thích hoặc không ưa một người nào đó? Nhưng cần tách bạch giữa quan
hệ cá nhân và công việc, không nên hành động theo cảm tính. Hãy nhớ
rằng giữa bạn và “người ấy” có mối liên hệ chúng về tiến độ, kết quả và
trách nhiệm. Quan tâm đến công việc chung và đặt nó lên trên bất hoà cá
nhân, nhận thức được điều này đã khó, nhưng thực hiện được nó còn khó
hơn nhiều. Dù sao thì bạn vẫn phải làm vì bạn vẫn là một người trong
nhóm.

Biết cạnh tranh lành mạnh

Thật khó xử khi bạn và người khác cũng đưa ra phương án thực hiện công
việc theo hướng khác nhau. Khi đưa ra thảo luận công khai, bạn phải
lắng nghe ý kiến của người khác và bảo vệ luận điểm của mình bằng lý lẽ
thuyết phục. Cạnh tranh lành mạnh là làm nổi bật ưu thế của mình, khiêm
tốn hoà nhã trong tranh luận, giữ lập trường nhưng không cố chấp.

Làm việc theo nhóm thật ra là quá trình tìm hiểu mọi người và nhìn lại
chính mình: cần làm gì để hoà hợp với nhóm, cùng lên kế hoạch thực
hiện... Ngoài công việc, bạn nên quan tâm đến những người xung quanh
một cách đúng mức, tham gia những hoạt động tập thể... Sau mỗi thành
công chung của nhóm, bạn sẽ thấy mình cũng thu nhận được thêm nhiều
điều mà không trường học nào dạy được.

Lao động thủ đô

Tách bạch chung – riêng

Bạn thích hoặc không ưa một người nào đó? Nhưng cần tách bạch giữa quan
hệ cá nhân và công việc, không nên hành động theo cảm tính. Hãy nhớ
rằng giữa bạn và “người ấy” có mối liên hệ chúng về tiến độ, kết quả và
trách nhiệm. Quan tâm đến công việc chung và đặt nó lên trên bất hoà cá
nhân, nhận thức được điều này đã khó, nhưng thực hiện được nó còn khó
hơn nhiều. Dù sao thì bạn vẫn phải làm vì bạn vẫn là một người trong
nhóm.

Biết cạnh tranh lành mạnh

Thật khó xử khi bạn và người khác cũng đưa ra phương án thực hiện công
việc theo hướng khác nhau. Khi đưa ra thảo luận công khai, bạn phải
lắng nghe ý kiến của người khác và bảo vệ luận điểm của mình bằng lý lẽ
thuyết phục. Cạnh tranh lành mạnh là làm nổi bật ưu thế của mình, khiêm
tốn hoà nhã trong tranh luận, giữ lập trường nhưng không cố chấp.

Rõ ràng, mình còn mắc 2 lỗi này, phải sửa chữa ngay mới được. Tại nhiều lúc mình nghĩ mình cao quá, đặt quá nặng chũ nghĩa cá nhân, quá coi trọng nó, và trở thành nô lệ cho chính mình. Khiến mình không còn tỉnh táo, để ứng xử thông minh được nữa. Vì vậy, mình phải nhớ mới dc. Gắng lên H nhé, H làm dc mà.

"kết quả và trách nhiệm. Quan tâm đến công việc chung và đặt nó lên trên hết" đây mới là điều cần nhớ thật kĩ.

Nhóm bao gồm một nhóm nhỏ những người
cùng làm một công việc, gặp gỡ để cùng nhận dạng, phân tích và giải
quyết các vấn đề được đặt ra. Nhóm không phải là một cơ chế, hay một tổ
chức mang tính hình thức, một thứ mốt nhất thời, một chương trình, mà
là một cách làm việc, một sự thay đổi thói quen bảo thủ trong suy nghĩ
của con người. Nhóm làm thay đổi mối quan hệ giữa người với người trong
công việc.

Nhận diện vấn đề về nhóm

Đây là ý kiến của những người đã hoạt động nhóm đã tan rã:

1. Khi làm việc theo nhóm tôi thấy thường gặp khó khăn:

+ Thường ai cũng bảo vệ ý kiến của mình mà không thực sự xem xét thấu đáo ý kiến của người khác.

+ Không hợp thành một thể thống nhất phục vụ cho một mục đích duy nhất.

+ Thường ít khi gặp được một người trưởng nhóm có đầu óc tổ chức, phân công việc sao cho hiệu quả.

+ Một số người chỉ thích làm việc độc lập mà không muốn chia sẻ suy nghĩ hay ý tưởng.

- Ăn chia không sòng phẳng hoặc không đánh giá đúng con người.

2. Khi làm việc theo nhóm thì cái khó khăn đầu tiên là bất đồng ý kiến,
mỗi thành viên trong nhóm đều có ý kiến của riêng mình và thường thì
chỉ thấy cái thiếu sót trong ý kiến của người khác mà không tìm ra cái
đúng của nó và ngược lại cũng chỉ thấy cái đúng của ý kiến của mình mà
không thấy cái thiếu sót.

Khó khăn tiếp theo là giữ sự đoàn kết trong nhóm, điều đó đôi khi không
biểu hiện ra ngoài nhưng dễ làm nhóm tan rã, mâu thuẫn giữa các thanh
viên xuất phát từ bất kỳ mặt nào thường thì chỉ là những chuyện nhỏ
nhặt nhưng nếu không xử lý khéo sẽ dẫn đến hậu quả khôn lường.

3. Nhiều khó khăn

- Có người làm còn có người ỷ lại không chịu làm
- Mỗi người một ý và chẳng ai chịu nghe ai
- Thường chỉ có một người là chính còn lại là râu ria và...
- Tốt nhất là làm một mình cho khoẻ.
- Mình đã từng làm chuyên đề dịch với 2 người rồi nhưng rút một cục lại là mình phải hoàn thiện toàn bộ. Thế đấy!

Có thể tìm thấy vô số những ý kiến tương tự như trên về hoạt động nhóm.
Mọi người đều biết rằng hoạt động nhóm là rất tốt, nhưng khi thực hiện
thì hoàn toàn ngược lại.

Có thể lí giải một cách chủ quan là khi hình thành nhóm, nhóm đó không
áp dụng các qui tắc cần thiết cho việc hình thành và hoạt động của
nhóm; các kĩ năng hoạt động nhóm không được quan tâm, tìm hiểu đúng
mức, vì vậy quá trình hoạt động nhóm phạm phải nhiều sai lầm dẫn đến
tan rã nhóm.

I. Cơ bản về nhóm

Nhóm bao gồm một nhóm nhỏ những người cùng làm một công việc, gặp gỡ để
cùng nhận dạng, phân tích và giải quyết các vấn đề được đặt ra.

Nhóm không phải là một cơ chế, hay một tổ chức mang tính hình thức, một
thứ mốt nhất thời, một chương trình, mà là một cách làm việc, một sự
thay đổi thói quen bảo thủ trong suy nghĩ của con người. Nhóm làm thay
đổi mối quan hệ giữa người với người trong công việc.

II. Chức năng của nhóm

1. Tạo môi trường làm việc thân thiện:

- Cải thiện hành vi giao tiếp:

Nhóm giúp cải thiện sự giao tiếp thông qua các hoạt động trao đổi diễn
ra thường xuyên, mọi người trở nên thân thiện, từ đó giúp bầu không khí
học tập, lao động trở nên sôi động hơn. Mọi người dần giảm bớt chủ
nghĩa cá nhân để hướng đến tập thể, để cùng giải quyết các vấn đề lớn
mà một người hoặc một nhóm người làm việc độc lập, riêng rẽ không thể
hoàn thành được. Bầu không khí làm việc của tổ chức thay đổi theo hướng
tích cực, mọi người có thái độ thiện chí với nhau. Chính vì vậy mà vấn
đề hóc búa thường được giải quyết dễ dàng hơn.

- Xây dựng tinh thần đồng đội và hỗ trợ nhau cùng phát triển:

Sau quãng thời gian lao động và học tập, đặc biệt là những công việc
lặp đi lặp lại, hoặc các vấn đề cần giải quyết quá phức tạp, áp lực
công việc quá cao làm cho người thực hiện cảm thấy dễ chán nản, đơn
điệu, buông xuôi. Khi đó, tham gia nhóm làm họ trở nên hưng phấn, họ
chờ đón các hoạt động của nhóm và khi tham gia nhóm, họ bị thu hút vào
công việc hơn bao giờ hết, vì trong nhóm có sự hỗ trợ của đồng đội, có
điều kiện thể hiện cá nhân, được chia sẻ kinh nghiệm và hướng dẫn những
thành viên khác và mọi việc trước đây được xem là nhàm chán thì giờ
đây, dưới cái nhìn từ một góc độ khác từ nhóm, vấn đề trở nên mới và
hấp dẫn hơn.

- Mở rộng hợp tác và liên hệ giữa tất cả các cấp:

Khi tham gia nhóm, các thành viên có xu hướng mở rộng hợp tác với nhau
để tạo sự thống nhất của tổ chức, giúp xóa bỏ ngăn cách trong các mối
quan hệ. Nhóm là một trong những cách kết nối tất cả mọi người không
phân biệt chức vụ, cấp bậc.

Khi mọi người cùng bắt tay cùng giải quyết các vấn đề đặt ra, lúc đó
bức tường ngăn cách bị phá toang, mọi người hòa nhập lại, gần gũi nhau
hơn, hỗ trợ nhau cùng tồn tại và phát triển.

2. Huy động nguồn nhân lực

- Thu hút mọi người vào công việc:

Nội dung sinh hoạt luôn đa dạng, mối quan hệ được củng cố giữa các
thành viên, vấn đề mà nhóm thường giải quyết là các vấn đề liên quan
trực tiếp đến công việc của mỗi thành viên, vì vậy họ bị cuốn hút bởi
sự hấp dẫn của công việc được tạo ra từ quá trình sinh hoạt nhóm.

- Nâng cao tinh thần làm việc, phát triển ý thức về chất lượng và sự tiến bộ

- Tạo cơ hội thuận lợi cho các thành viên phát huy tài năng của mình

Nhóm tạo ra cơ hội tuyệt vời để giải quyết các vấn đề công việc hàng
ngày. Mọi người có dịp nhóm họp, cùng suy nghĩ và đưa ra những ý kiến
của mình cho việc giải quyết các vấn đề khó khăn. Quá trình sử dụng
kiến thức, sức lao động, máy móc, nguyên liệu… luôn xảy ra những bất
trắc, khi đó vận dụng chất xám hơn nữa là chất xám tập thể là phương
thức tối ưu nhất để khắc phục những bất trắc. Nhóm tạo ra cơ hội vô hạn
cho thành viên giải quyết khó khăn, đồng thời khiến mỗi thành viên nhận
thấy mình là một phần hữu cơ của tổ chức.

3. Nâng cao trình độ của thành viên và hoạt động của toàn tổ chức thông qua:

- Thảo luận nhóm, kích thích sáng tạo của mọi người

Nhóm tạo ra môi trường kích thích sự sáng tạo của mọi người. Người ta
sẽ không mạnh dạn nêu ra các ý tưởng hay ý kiến của riêng mình nếu bị
cự tuyệt, hay bị chế nhạo. Thường các giải pháp khả thi nhất lại xuất
phát từ những ý tưởng có vẻ lộn xộn, không tuân theo các qui phạm
thường thấy.

- Giảm lãng phí, nâng cao hiệu quả lao động và học tập.

Hiệu quả học tập hay năng suất lao động bị ảnh hưởng nhiều bởi tâm lí
của người thực hiện, khi tham gia vào nhóm tâm lí của mỗi thành viên
được cải thiện nhiều, do đó hiệu quả học tập, năng suất lao động cũng
được cải thiện đáng kể. Mặt khác, khi tham gia hoạt động nhóm, các vấn
đề khó khăn của mỗi thành viên được đưa ra và giải quyết bởi tập thể,
do đó áp lực công việc giảm bớt, đồng thời họ nhận thấy nhiều khía cạnh
chưa tích cực trong lao động và học tập của chính mình để tự khắc phục
và thay đổi cho phù hợp. Nhóm giúp giảm lãng phí, lãng phí về thời
gian, vật liệu, nguyên liệu….

Để dễ hình dung về nhóm và hoạt động của nhóm, bạn hãy liên tưởng đến
một đội bóng đá. Đội bóng đá có các thành viên là các cầu thủ, khi chơi
trên sân luôn có một người đội trưởng chỉ đạo tức thời trên sân. Các
cầu thủ thi đấu trên sân cùng hướng đến mục tiêu chung là đưa bóng vào
khung thành đối phương. Mỗi thành viên chịu một phần trách nhiệm liên
quan đến thành công của đội bóng. Mỗi thành viên, hay cầu thủ, được
phân công trách nhiệm ở một vị trí mà người đó có thể đảm đương. Nếu có
một vị trí nào đó bị yếu đi, cầu thủ không thể hoàn thành nhiệm vụ tại
vị trí đó, thì các thành viên khác cùng hỗ trợ giúp thành viên tại vị
trí đó hoàn thành nhiệm vụ hoặc khắc phục sai lầm trước đó. Chính vì
vậy, đội bóng ổn định, không bị đổ vỡ và hình thành sức mạnh chung của
toàn đội bóng. Tuy nhiên, mỗi thành viên trong đội bóng là sức mạnh
chung của cả nhóm, nếu thiếu một thành viên thì cả đội bóng có nguy cơ
suy yếu.

III. Thành lập nhóm

1. Với những nhóm là nhóm học tập, nhóm được thành lập như sau:

- Số lượng thành viên của mỗi nhóm trong khoảng 5 đến 8 thành viên, với số lượng này nhóm sẽ hoạt động đạt hiệu quả hơn.

- Nhóm hình thành trên sự cộng tác kết hợp của các sinh viên cùng có
chí hướng thực hiện một vấn đề nào đó cùng với nhau; tuy nhiên để dễ
dàng cho việc hoạt động và trao đổi, tốt nhất là nên thành lập nhóm từ
những thành viên có cùng điều kiện về hoạt động (thời gian, vị trí,
công việc...).

- Các thành viên được kết nạp vào nhóm không có bất đồng riêng tư từ
trước, nếu có hãy giải quyết bất đồng hoặc tham gia vào một nhóm khác
nếu có thể.

2. Sau khi đã tập hợp đủ số thành viên, nhóm tiến hành bầu nhóm trưởng. Các nhóm bầu nhóm trưởng trên cở sở tự thỏa thuận với nhau. Tiêu chí để bầu nhóm trưởng là:

- Nhóm trưởng là người có khả năng giao tiếp tốt, tạo được mối quan hệ thân thiện với các thành viên trong nhóm.

- Có khả năng đánh giá, tổng hợp một vấn đề.

- Có khả năng nhân sự: phân chia nhiệm vụ, giao nhiệm vụ cho các thành
viên, đánh giá vấn đề…, ngoài khả năng chuyên môn, khả năng này cũng
rất quan trọng, nó đảm bảo công việc được thực hiện với hiệu quả cao
nhất.

3. Ngoài công việc như các thành viên trong nhóm, nhóm trưởng còn phải đảm nhận các công việc:

- Thống nhất mục tiêu chiến lược cho nhóm
- Chủ trì các cuộc họp
- Đảm bảo tiến độ thực hiện các công việc, nhiệm vụ đã đề ra
- Kiểm tra, phân tích, khắc phục sai sót
- Là đại diện chính thức của nhóm
- Phân nhiệm vụ thực hiện cho từng thành viên
- …

IV. Làm việc theo nhóm

Nhóm hoạt động chủ yếu bằng hình thức họp nhóm. Thời gian và địa điểm
do nhóm tự thống nhất và quyết định. Thường thời gian họp nhóm tiến
hành trong khoảng 45-75 phút, vì sau thời gian này mức độ tập trung
không được cao. Các buổi họp nhóm càng diễn ra thường xuyên càng tốt.

1. Xây dựng mục tiêu cho nhóm

- Đề ra mục tiêu là vô cùng quan trọng để hoạt động nhóm được thành
công. Những mục tiêu được xác định đúng là kim chỉ nam cho hoạt động
của nhóm. Vì vậy, sau khi thành lập nhóm các nhóm cần xây dựng mục tiêu
tổng quát riêng cho nhóm của mình dựa trên những mục tiêu chiến lược đã
được đề ra.

- Sau khi xây dựng mục tiêu tổng quát xong, chia các mục tiêu đó thành nhiều dự án ngắn hạn.

- Xây dựng các dự án cụ thể dựa trên các dự án ngắn hạn đó.

- Xây dụng các chỉ tiêu cụ thể cần thực hiện

- Xây dựng các qui tắc, qui định riêng cho nhóm, thực hiện trong nhóm
và mọi thành viên trong nhóm phải thực hiện nghiêm túc các qui định đó.

Lưu ý: các dự án, chỉ tiêu được xây dựng cần:

- Xác định rõ nhiệm vụ cần thực hiện

- Cắt nhỏ đề án thành các công việc cụ thể, công việc này đủ nhỏ để một
thành viên có thể hoàn thành được trong khả năng của mình.

- Xác định rõ thời gian hoàn thành dự án, xây dựng các bước công việc cần hoàn thành với thời gian cụ thể.

- Xây dựng tiêu chí đánh giá các dự án bằng các tiêu chí định lượng;
đánh giá dựa trên tiêu chí định lượng là xác định tiến độ thực hiện dựa
trên các phương pháp có thể: cân, đong, đo, đếm bằng các dụng cụ và cho
ra số liệu cụ thể. Đánh giá theo tiêu chí định tính là đánh giá dựa
trên nhận xét chung của cá nhân.

- Đừng để thất bại một phần dự án làm hủy hoại thành công chung của nhóm

2. Tiến hành họp nhóm

- Chuẩn bị:

+ Các thành viên tự chuẩn bị các vấn đề cần trao đổi trước,
hoàn thành các công việc được giao, vạch ra những vấn đề mới cần được
trao đổi. Các thành viên phải tự nỗ lực lao động và học tập, các vấn đề
được bàn luận khi họp nhóm là các vấn đề mới, khó giải quyết, các bài
tập lớn cần nhiều người cùng làm. Không ỷ lại vào nhóm, trước khi họp
nhóm các thành viên phải chuẩn bị kĩ lưỡng cho nội dung cần bàn luận.
Ví dụ như khi bàn luận một bài tập khó trên nhóm thì đòi hỏi thành viên
của nhóm đó phải tự giải bài tập đó ở nhà trước bằng nhiều phương pháp
khác nhau, mặc dù không giải ra được nhưng đã có sự chuẩn bị và hình
dung được vấn đề cần giải quyết, đồng thời tiết kiệm thời gian chuẩn bị
đó cho những công việc khác.

- Mở đầu:

+ Các thành viên ổn định vị trí của mình, tắt chuông điện thoại hoặc
các thiết bị khác để không ảnh hưởng đến quá trình làm việc của nhóm.

+ Nhóm trưởng hoặc một thành viên nào đó trong nhóm nêu ra các vấn đề
cần được giải quyết trong buổi họp. Sau đó các thành viên thống nhất
thứ tự giải quyết các vấn đề.

- Tiến hành giải quyết vấn đề

+ Cách thức làm việc theo nhóm và tính cách kín đáo, bảo thủ, áp đặt
không thể sống chung với nhau. Mọi người đều có khả năng đưa ra nhiều ý
tưởng khác nhau, khi ý tưởng được trình bày các thành viên nên chú ý
lắng nghe trọn vẹn ý tưởng, không nên phản ứng, cắt ngang ý tưởng của
thành viên khác. Nếu có những phản ứng riêng của cá nhân muốn phủ định
ý tưởng được nêu ra thì nên ghi lại những ý kiến riêng của mình vào một
tờ giấy. Sau khi thành viên đưa ra ý tưởng, tự rút ra các ưu điểm và
nhược điểm của ý tưởng đó, so sánh với ý tưởng khác hoặc ý tưởng của
bản thân rồi mới đưa ra ý kiến phản biện. Công việc của nhóm là quan
sát, đánh giá, nhận xét các ý tưởng, để cùng phát huy, bổ sung các ưu
điểm và bù lấp những khuyết điểm đang tồn tại.

+ Nhóm cùng thống nhất ý tưởng và đưa ra phương án hành động. Nếu có
nhiều ý tưởng và phương án có khả năng thực hiện như nhau, nhóm tiến
hành lấy ý kiến bằng hình thức biểu quyết để thống nhất ý tưởng và
phương án hành động. Khi các ý tưởng và phương án được thống nhất thực
hiện, có thể sẽ làm nảy sinh tâm lí không phục tùng với các thành viên
có ý tưởng- phuơng án bị bác bỏ. Vì vậy, mỗi thành viên hãy học cách
thực hiện theo tập thể, tìm ra các nhược điểm của ý tưởng - phương án
đó để tìm cách bù lấp, xóa bỏ những khuyết điểm, làm cho phương án ngày
càng thể hiện ưu điểm, giảm bớt nhược điểm có như vậy hiệu quả của công
việc mới được nâng lên, nhóm đó mới trở thành một nhóm mạnh.

+ Các vấn đề, các công việc đòi hỏi nhiều sự sáng tạo và tư duy ưu tiên giải quyết trước

- Kết thúc:

+ Ghi nhận và đánh giá các kết quả đã thực hiện được trong buổi họp
nhóm. Đánh giá tiến độ thực hiện công việc. Nhóm nên có một cuốn sổ để
ghi chép quá trình thực hiện

+ Nêu vấn đề sẽ giải quyết trong lần họp nhóm lần sau, phân chia nhiệm vụ và công việc cần chuẩn bị cho từng thành viên

+ Thông báo những thông tin liên quan đến nhóm và các công việc ngoài lề khác.

Lưu ý:

- Thời gian họp nhóm nên tiến hành trong khoảng 45 đến 75 phút, nên tận
dụng thời gian này hoạt động với hiệu quả cao nhất có thể được, không
nên phí phạm thời gian này cho những công việc ngoài lề.

- Khi họp nhóm không cần thiết phải tạo ra bầu không khí quá nghiêm túc
gây ức chế cho nhóm, cũng không quá dễ dãi, đùa cợt làm mất thời gian
của nhóm. Khi họp nhóm cần tạo ra bầu không khí thoải mái, thân thiện,
cùng nhau hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau. Làm việc theo hướng hiểu biết lẫn
nhau: khuyến khích trao đổi cởi mở.

- Cố gắng sắp xếp các nhiệm vụ phù hợp với tính cách của thành viên, để
thành viên lựa chọn hơn là cố ép thành viên đó vào một nhiệm vụ. Nên
nhớ rằng mỗi thành viên, mỗi cá nhân có một cách nghĩ, tư duy riêng,
không ai giống ai, vì thế không nên áp đặt lối suy nghĩ của bản thân cá
nhân lên các thành viên khác trong nhóm.

- Mỗi thành viên cần nhận rõ trách nhiệm của cá nhân đối với hoạt động của nhóm.

- Chấp nhận thách thức đối với công việc mà mình đảm nhận.

Nguyễn Dũng (nguồn giaoduc.net)